Scanner-Tipps

Welche Scanner gibt es?
Wichtigste Unterscheidung ist die nach Bauform und Schnittstelle.
Die Bauform Flachbettscanner hat sich durchgesetzt und ist heutzutage am häufigsten anzutreffen. Daneben gibt es noch Einzugsscanner. Diese haben allerdings den Nachteil, dass nur lose Blätter als Vorlage in Frage kommen. Buchseiten kann man hier nicht scannen.
Als Schnittstelle zum Anschluss and den Computer hat sich der USB-Anschluß durchgesetzt.

Wieviel dpi muss der Scanner haben?
In den Verkaufsprospekten wird die erreichbare Scanauflösung in dpi angegeben. Dabei gilt es zu unterscheiden zwischen der optischen (tatsächlichen) Auflösung und der interpolierten (errechneten). Letztere ist naturgemäss höher. Deshalb wird sie werbewirksam vom Hersteller angepriesen. Im Alltagsbetrieb ist die Frage allerdings eher unwichtig.

Wieviel Bit Farbtiefe?
Die Farbtiefe definiert, wie viele Farben in einer Grafik verwendet werden. Von 2 Farben bis hin zu 16,7 Millionen Farben ist alles möglich. Je mehr Farben verwendet werden, desto größer wird die Datei.

Das gesunde menschliche Auge kann bis zu 10 Millionen Farben wahrnehmen. Mehr als 24 Bit Farbtiefe (16,7 Mio.Farben) beim Scannen machen daher keinen Sinn. Der Wettlauf der Scannerhersteller um immer mehr Bit Farbtiefe ist absurd und dient vordergründig den Marketingstrategen.

Scan-Geschwindigkeit
Die meisten Scanner werden nicht im Dauerbetrieb eingesetzt. Daher kann die Frage nach der Scangeschwindigkeit in der Regel vernachlässigt werden. Grundsätzlich läßt sich sagen, dass die Scandauer von folgenden Faktoren abhängt:

Welche Software für welchen Zweck?
Hauptanwendungsgebiete für einen Scanner sind:

Bildbearbeitung
Neben der Treibersoftware liegt den meisten Scannern eine Bildbearbeitungssoftware bei. Man kann aber auch jede andere Bildbearbeitung verwenden, sofern sie die TWAIN-Schnittstelle unterstützt. Damit können Fotos oder gedruckte Bilder gescannt, bearbeitet und gespeichert werden.

Archivierung von Akten
Gründe für das Scannen und Archivieren von Dokumenten gibt es viele. Die Verwaltung der Dokumente erfolgt dann einfach über den Windows-Explorer. Ein besseres Werkzeug ist hier aber die Software Scansoft Paperport. Statt eines Icons für das Dokument wird hier in Thumbnail-Form gleich eine Vorschau der ersten Seite des Dokumentes angezeigt. Ein Dokument ist quasi ein Stapel von Seiten.
Man kann sogar einen Stapel auf einen anderen legen und hat so aus zwei PDF-Dokumenten eines gemacht.
Nachteil: ein durchsuchbares PDF ist nach dieser Aktion leider nicht mehr durchsuchbar.

In der Archivierung von Dokumenten sind die Scanner den Kameras eindeutig überlegen.
Will man mehrseitige Dokumente scannen, dann ist eine Bildbearbeitung eher ungeeignet. Speziell für die Dokumentarchivierung eignet sich z.B. Adobe Acrobat oder die Software PaperPort (Fa. ScanSoft). Auf die Möglichkeiten von PaperPort soll hier näher eingegangen werden.

Die Dokumentablage in PaperPort besteht aus einem Verzeichnisbaum. Eigene Ordner und Unterordner können angelegt werden. Abgelegte Dokumente können schnell wiedergefunden werden. Innerhalb jedes Ordners sind die gescannten Seiten abgelegt und als verkleinertes Vorschaubild sichtbar. Einzelseiten lassen sich zu einem Stapel übereinander legen.
Seiten oder Stapel können mit der Maus auf ein Anwendungssymbol gezogen werden. Die Anwendungen sind vielfältig: faxen, drucken, senden per e-mail usw. Ist die betreffende Anwendung textbasiert (z.B. Editor), dann erfolgt die automatische Konvertierung ins Textformat per OCR-Texterkennung.
Natürlich lassen sich die gescannten Dokumentseiten auch nachbearbeiten. Dazu wechselt man in die Dokumentansicht

Texterkennung (OCR)
Spezielle Software ermöglicht das Scannen von Textseiten und anschließende Umwandlung ins Textformat. Bekannte Programme sind z.B.:

Das klingt verlockend. Man könnte sich manchmal eine Menge Tipparbeit sparen. Die Wirklichkeit sieht jedoch anders aus:

Die gängigen OCR-Programme verlangen 300dpi Auflösung. Weniger ist auch nicht sinnvoll.

Grundsätzlich erfolgt die Wahl der Auflösung immer im Hinblick auf den späteren Verwendungszweck:
OCR-Texterkennung: 300-400 dpi
Bilder für Webseiten oder Versand per E-Mail: 75-200 dpi
Bilder zum späteren Ausdrucken: 300 dpi
Faxdokumente: 200-300 dpi
Dokumente für Archivierung: 300 dpi

Mehr als 400 dpi wird so gut wie nie benötigt. In der folgenden Tabelle wird sichtbar, dass zu hohe Auflösungen den PC förmlich zumüllen. Ganz abgesehen davon, dass mancher PC mit diesen Datenmengen nicht fertig wird. Er reagiert nicht mehr oder nur sehr langsam.

Auflösung	Speicherbedarf für ein Foto (9x13cm)	Speicherbedarf für eine A4-Seite
75 dpi	0,3 MB	1,6 MB
100 dpi	0,5 MB	2,8 MB
200 dpi	2,1 MB	11,1 MB
300 dpi	4,7 MB	24,9 MB
400 dpi	8,3 MB	44,3 MB
500 dpi	13 MB	69,3 MB
600 dpi	18,6 MB	99,4 MB
1200 dpi	74,6 MB	397 MB
2400 dpi	299 MB	1600 MB
4800 dpi	1200 MB	6374 MB
9600 dpi	4780 MB	25483 MB

Bildqualität verbessern
Zunächst sollte man Testscans durchführen und dabei die verschiedenen Einstellungen (Helligkeit, Kontrast, Farbkorrektur) verändern. Ein Vergleich der Scanergebnisse mit dem Original zeigt schnell, welche Einstellung die besten Ergebnisse bringt. Diesen Test sollte man jeweils getrennt für die verschiedenen Scantypen (schwarzweiß, Graustufen, Farbe) durchführen und die verwendeten Einstellungen notieren.
Beim Scannen gedruckter Bilder entsteht häufig ein Rastereffekt. Verringern Sie diesen Effekt mit einer der folgenden Methoden:
a) Laden Sie das Bild in ihre Bildbearbeitungssoftware. Führen Sie die Befehle für "Bildschärfe verringern" und "Bildschärfe erhöhen" durch.
b) Im jeweiligen Programm die Option "Moire entfernen" suchen und benutzen.
c) Mit doppelter Auflösung (also 600 statt 300 dpi) Scannen und dann die DPI-Werte halbieren.

Dokumentenarchivierung
Jeder hat heutzutage Unmengen Papier daheim:
-. Verträge
- Rechnungen
- Bedienungsanleitungen
- Schriftwechsel
- Gehalts-/Lohnabrechnungen und Arbeitszeitnachweise
- Steuerbescheide
- Unterlagen zum Hobby uvm.
Wir drohen in der Papierflut zu ersticken. Das Chaos kann man nur verhindern indem man etwas Aufwand betreibt und konsequent die Ablage in Leitz-Ordnern führt.
Faule Naturen werfen einfach alles in einen Pappkarton oder in eine Schublade.
Natürlich kann man so nur schwer etwas wiederfinden. Schon garnicht schnell finden.
Also machen wir uns die Mühe und heften alles ab. Sieht ordentlich aus, die Reihe Ordner im Regal.
Leider ist das Problem alter Akten die Reorganisation, d.h. alte Sachen müssen aussortiert und weggeworfen werden.
Das geschieht aber nicht automatisch. Stattdessen wird nur die Anzahl der Ordner im Regal immer größer.
Wir wollen aber nicht dass unsere Wohnung am Ende aussieht wie ein Büro oder Archiv.
Na gut, ein paar alte Ordner schafft man einfach in den Keller.
Irgendwann in ferner Zukunft ist der Zeitpunkt gekommen Abschied zu nehmen von den alten Papieren. Die Kinder sind aus dem Haus, ein Umzug o.ä. sind Anlässe.
Wir wollen die alten Akten loswerden. Sie nehmen einfach zuviel Platz weg.
Ein paar Sachen wie etwa alte Prospekte kann man ungelesen wegwerfen.
Andere Dinge (Urkunden usw.) müssen natürlich im Original aufgehoben werden.
Kontoauszüge und sonstige Finanzunterlagen sollte man wenigstens shreddern vor dem Entsorgen.
Dann gibt es noch eine andere Kategorie Dokumente: da will man die Informationen behalten, aber trotzdem den Berg Papier verringern.
Es bietet sich an, sie einfach per Scanner zu archivieren. Dazu hat sich das PDF-Format als Standard etabliert.

Es ist mühsam einen Ordner mit 300-500 Blatt Papier per Flachbettscanner zu archivieren. Das war für mich der Hauptgrund einen Scanner mit automatischem Stapeleinzug (ADF) anzuschaffen. Diese Scanner kosten zur Zeit immer noch mehrere hundert Euro.
Eine Alternative sind sog. Multifunktionsgeräte (Drucker/Scanner/Fax/Kopierer). In dieser Gerätekategorie herrscht ein gnadenloser Preiskampf. Die Geräte sind bereits für unter 100 € zu haben.

Wichtig beim Kauf ist die mitgelieferte Software. Sie muss es ermöglichen ohne Komplikationen PDF-Dateien aus dem Papier zu erzeugen.
Dass diese PDF-Dateien manchmal auch durchsuchbar sind, ist eine nette Zugabe. Muss aber nicht unbedingt sein.
Also kaufen wir so ein MUFU (Multifunktionsgerät). Meine Wahl fiel auf den Canon Pixma MX 310.
Die mitgelieferte Software MP Navigator erzeugt durchsuchbare PDFs.
Nach dem eigentlichen Scanvorgang befindet sich das PDF-Dokument in einem Sammelordner der Scansoftware.
Die vergebenen Dateinamen müssen natürlich etwas über den Inhalt des Dokuments aussagen.
Beispiel:    2004-09-01 Protokoll Versammlung.pdf
könnte so ein Dateiname sein. Wir stellen (bei Schriftverkehr) das Datum an den Beginn des Dateinamens. Dadurch bleiben alle Dokumente in diesem Festplattenordner in chronologischer Folge. Selbstredend verwenden wir das amerikanische Datumsformat (yyyy-mm-dd). Das deutsche Format (tt-mm-jjjj) bringt am Ende eine chronologisch falsche Sortierung der Dateien.

Weiter wichtig zum gezielten Wiederfinden von Dokumenten ist eine gescheite Ordnerstruktur auf der Festplatte.
Alle Dokumente aus dem Sammeloordner müssen nun einmalig in die Ordnerstruktur einsortiert werden.

- Bedienungsanleitungen
weigern sich beharrlich gegen jede Archivierung. Sie haben die unterschiedlichsten Formate. Vom einfachen Blättchen im Spielkartenformat bis zum schweren Wälzer. Zum Abheften in einem Ordner sind sie oft zu dick (Dokumente in 28 Sprachen) oder zu klein. Steckt man sie in Klarsichthüllen in einem Ordner, dann hängen sie nach unten aus dem Ordner heraus. Entnervt wirft man sie dann einfach in eine Schublade oder einen Karton. Kein Wunder dass man solche Dokumente niemals wiederfindet.
Alle diese Beschreibungen habe ich eingescannt um das Papier entsorgen zu können. Natürlich wird nur der deutsche Text und die Zeichnungen gescannt. Maximal noch in englisch. Manche Geräte haben auch nur englische Beschreibungen.
Nun sind sämtliche Handbücher an einem zentralen Ort im Computer gespeichert. Einheitlich im PDF-Format. Kann bei Bedarf auch wieder ausgedruckt werden.
Für jedes Zimmer der Wohnung einschl. Keller wird ein eigener Ordner im Computer angelegt.
Geordnet wird das Ganze nach dem gewöhnlichen "Aufenthaltsort" der Geräte. So finden wir z.B. das Heftchen zur Mikrowelle im Ordner "Küche"
    ..\Wohnung\Bedienungsanleitungen\Küche\Mikrowelle.pdf
                ("..\" steht hier für den Pfad zu den privaten Dateien, z.B. "D:\Eigene Dateien")
Die Beschreibung zur Bohrmaschine findet sich natürlich unter
    ..\Wohnung\Bedienungsanleitungen\Keller\Bohrmaschine.pdf
Beim Scannen von Bedienungsanleitungen sollten wir nicht vergessen auch den Kaufbeleg zu archivieren. Nur so kann man später das Anschaffungsdatum herausbekommen. Bis zum Ende der Garantiezeit muss die Quittung natürlich im Original aufgehoben werden.
Die Beschreibung wird nach dem Scan sowieso entsorgt. Also kann man sie auch mit dem Teppichmesser aufschneiden. So entstehen Einzelblätter die in den ADF passen.

- Schriftwechsel
Auch der Schriftwechsel mit der Wohnungsverwaltung findet sich unter
    ..\Wohnung\Gartenstraße\Verwaltung\2008\Betriebskostenabrechnung 2007.pdf
Das Datum im PDF-Dateinamen orientiert sich immer am Datum des archivierten Schreibens.
Werden es mal zu viele PDF-Dateien in einem Schriftverkehrsordner, dann kann man nach Belieben auch Unterordner für die jeweiligen Jahrgänge erstellen.

- Steuerbescheide
finden sich z.B. unter
    ..\Steuer\2007\Steuerbescheid 2007.pdf
Wenn der Steuerbescheid eintrifft ist in aller Regel das betr. Steuerjahr erledigt. Die eingereichten Belegkopien werden vom Finanzamt zurückgeschickt. Sie können entsorgt werden.

- Rechnungen
Sie werden ahnen wo wir die Stromrechnung finden:
    ..\Wohnung\Gartenstraße\Energie\Stromrechnung 2007.pdf

- Zeitschriftenartikel
In der abonnierten Lieblingszeitschrift finden sich dann und wann Artikel die man gern aufheben möchte. Also stellt man die Hefte ins Regal. Nach ein paar Jahren sind aber schon ein paar laufende Meter im Regal entstanden. Wegwerfen möchte man die Zeitschriften nicht. Wir wissen: da sind noch interessante Artikel drin.
Wir haben aber ein Problem damit: in welchem Heft und auf welcher Seite war nochmal der Artikel über Laserdrucker? Wie soll man den wiederfinden zwischen all der Werbung und sonstigen Artikeln.
Also werden wir die wichtigsten Artikel auch per Scanner archivieren.
Hierfür ist aber ein Flachbett- oder Einzugsscanner besser geeignet. Der ADF des Multifunktionsgeräts hat Probleme mit dem oftmals dünnen Zeitungspapier.
Ebenso lässt sich ein etwas dickeres Papier (z.B. Einband von Taschenbüchern) nicht mit dem ADF verarbeiten.
Wichtig ist auch hier wieder eine korrekte Ordnerstruktur. So finden wir den Artikel über Laserdrucker unter
    ..\Computer\Hardware\Drucker\Laserdrucker.pdf

- Kontoauszüge
braucht man in aller Regel nicht zu archivieren wenn man als moderner Mensch Onlinebanking betreibt. Dann sind alle wichtigen Informationen bereits auf der Festplatte gespeichert.
(Ich rede hier nicht von dem Onlinebanking auf den Internetseiten der Bank. Gemeint sind Überweisungen die man offline mit einer Software erfasst und dann in einem Rutsch zur Bank überträgt.)

- Kochrezepte
bestehen oft nur aus einem handgeschriebenen Zettel oder einem Zeitungsausschnitt.
Man scannt das Nußtorten-Rezept einfach ein und legt es ab unter
    ..\Rezepte\Backen\Nußtorte.pdf
Wer es lieber in Papierform hat, kann es ja wieder ausdrucken und abheften. Das hat den Vorteil eines einheitlichen Papierformats der Größe A4.

Vorbereitungsarbeiten
Vor dem Scannen müssen unbedingt sämtliche Heftklammern und Büroklammern aus den Dokumenten entfernt werden.
Werden mehrere Seiten zu einer PDF-Datei zusammengefaßt dann empfiehlt es sich die Sortierfolge der Seiten vor dem Scan zu überprüfen. Nichts ist ärgerlichedr als ein PDF-Dokument mit unsortierten Seiten.

Datensicherung
Unerläßlich ist auch hier ein Datensicherungskonzept (siehe unter "Sicherungskonzept" auf dieser Homepage).

Farbtiefe	Anzahl der Farben
32 Bit	16,7 Millionen plus Alphakanal
24 Bit	16,7 Millionen
16 Bit	32.768
8 Bit	256
4 Bit	16
2 Bit	4
1 Bit	2 (nämlich schwarz und weiß)